Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist die VI-DEUS GmbH, Mülheimer Straße 7, 40239 Düsseldorf, vertreten durch die Geschäftsführer David Kuhlmann und Peter Verheyen.
E-Mail: info@vi-deus.de · Telefon: +49 211 15 20 84 28

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen (§ 38 BDSG), und haben dies auch nicht getan. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei Cloudflare gehostet (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München, sowie Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Cloudflare verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter für uns; wir haben dazu einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, sie sicher und stabil zu betreiben und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Auswertung zu Analysezwecken oder eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

Cloudflare betreibt ein weltweites Servernetz und liefert diese Website vom jeweils nächstgelegenen Standort aus. Dabei kann es zu einer Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, kommen. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie – soweit einschlägig – der EU-US Data Privacy Framework. Technisch bedingt übermittelt Cloudflare außerdem Netzwerk-Fehlerberichte (Network Error Logging) an eigene Server; auch dies dient ausschließlich dem stabilen Betrieb.

3. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, soweit das für die genannten Zwecke erforderlich ist. Dienstleister, die für uns weisungsgebunden Daten verarbeiten, binden wir über Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ein. Folgende Kategorien von Empfängern sind beteiligt:

• Hosting und Sicherheit: Cloudflare (siehe Ziffer 2)
• WhatsApp-Kommunikation: Superchat als Anbieter der WhatsApp Business Platform sowie unsere selbst betriebene Automatisierung (n8n) – siehe Ziffer 5
• KI-Sprachmodell: Anthropic (Claude) für den Assistenten im WhatsApp-Chat – siehe Ziffer 5 und 17
• Reichweitenmessung: Google Ireland Limited (Google Analytics 4) – nur nach deiner Einwilligung, siehe Ziffer 11
• Terminbuchung: Cal.eu (siehe Ziffer 7)
• E-Mail-Versand und -Empfang über unseren E-Mail-Provider
• Vertragsabwicklung: Dienste für elektronische Signatur, Rechnungsstellung und Buchhaltung sowie unsere Steuerberatung
• Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind

4. Kontaktaufnahme über das Angebots-Formular

Wenn du unser Angebots-Formular nutzt, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Branche, Telefonnummer und Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage und für die Angebotserstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Das Formular läuft vollständig in deinem Browser: Deine Eingaben werden nicht an unseren Server übertragen und dort auch nicht gespeichert. Erst im zweiten Schritt entscheidest du selbst, ob du die zusammengestellte Anfrage per WhatsApp oder per E-Mail absendest. Beim Versand über WhatsApp werden deine Angaben als vorbefüllter Nachrichtentext an WhatsApp übergeben; es gilt dann zusätzlich Ziffer 5.

Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist erforderlich, damit wir dir ein Angebot zusenden können. Alle weiteren Felder sind freiwillig. Ohne die erforderlichen Angaben können wir deine Anfrage nicht bearbeiten; ein Nachteil entsteht dir darüber hinaus nicht.

5. Kommunikation über WhatsApp

Für Anfragen und die Projektabwicklung bieten wir die Kommunikation über WhatsApp an. Betreiberin von WhatsApp für Nutzerinnen und Nutzer in der EU ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Wenn du uns über WhatsApp kontaktierst, verarbeiten wir deine Telefonnummer, deinen Profilnamen und die Chat-Inhalte zur Bearbeitung deiner Anfrage bzw. zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Auf unserer Seite läuft der Chat über die WhatsApp Business Platform des Anbieters Superchat sowie über eine von uns selbst betriebene Automatisierung (n8n). Beide verarbeiten die Chat-Inhalte weisungsgebunden für uns auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Zur Beantwortung von Standardfragen setzen wir im Chat einen KI-Assistenten auf Basis von Claude ein. Anbieter ist die Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA; Vertragspartner für den Europäischen Wirtschaftsraum ist die Anthropic Ireland, Limited. Anthropic verarbeitet die Inhalte deiner Nachrichten weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter für uns (Art. 28 DSGVO) und ausschließlich, um die Antwort zu erzeugen. Eine Nutzung deiner Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in den USA. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Anthropic sind. Anthropic löscht Ein- und Ausgaben der Schnittstelle regulär innerhalb von 30 Tagen. Wird ein Chat durch die automatisierten Missbrauchs-Prüfsysteme von Anthropic markiert, kann die Speicherung bis zu zwei Jahre betragen. Näheres zur Kennzeichnung des Assistenten findest du in Ziffer 17.

Bitte beachte: WhatsApp erhält bei der Nutzung eigene Metadaten; dabei kann eine Übermittlung in Drittländer, unter anderem in die USA, stattfinden. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln bzw. der EU-US Data Privacy Framework. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig – du kannst uns jederzeit alternativ per E-Mail oder Telefon erreichen.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall von Anschlussfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

7. Terminbuchung über Cal.eu

Für die Vereinbarung von Beratungsterminen verlinken wir auf den Dienst Cal.eu, die europäische Variante der Terminbuchung von Cal.com, Inc. mit Datenhaltung innerhalb der EU. Die Buchungsseite wird nicht auf unserer Website eingebettet – es wird also erst dann eine Verbindung aufgebaut, wenn du den Link anklickst. Dort gelten die Datenschutzhinweise von Cal.eu; wir erhalten die von dir eingegebenen Termindaten zur Durchführung des Termins (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

8. Externe Inhalte und Links

Auf einigen unserer Demo-Websites unter templatekings.de/demo/… zeigen wir Kartenausschnitte von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, Vereinigtes Königreich). Die Karten laden nicht automatisch: Du siehst zunächst einen Platzhalter und entscheidest per Klick, ob die Karte geladen wird. Erst dann wird deine IP-Adresse an die Server von OpenStreetMap übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für das Vereinigte Königreich liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor.

Alle Schriftarten dieser Website liefern wir von unserem eigenen Server aus. Es findet dabei keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schrift-Diensten statt. Bilder und Stylesheets laden wir ebenfalls ausschließlich von unserer eigenen Domain. Das einzige Skript, das von einem fremden Server nachgeladen wird, ist Google Analytics – und das erst, nachdem du nach Ziffer 10 zugestimmt hast.

9. Unser Instagram-Profil

Wir betreiben ein Unternehmensprofil bei Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland) und verlinken darauf. Ein Klick auf den Link ist erforderlich, damit eine Verbindung zu Instagram aufgebaut wird – eingebettet ist dort nichts. Für die Verarbeitung von Statistikdaten zu unserem Profil sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO); für die Verarbeitung innerhalb der Plattform ist Meta verantwortlich. Wir erhalten von Meta nur zusammengefasste, nicht personenbezogene Statistiken. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Reichweite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Cookies, Einwilligung und Speicherung auf deinem Gerät

Diese Website funktioniert ohne einwilligungspflichtige Cookies. Für die Reichweitenmessung mit Google Analytics (Ziffer 11) fragen wir dich beim ersten Besuch über einen Hinweis am unteren Bildschirmrand um Erlaubnis. Solange du dort nicht ausdrücklich zugestimmt hast, wird kein Analyse-Skript geladen, es wird kein Cookie gesetzt und es werden keine Daten an Google übertragen. Ablehnen ist genauso einfach wie Zustimmen – beide Schaltflächen sind gleich groß und gleich auffällig, es ist nichts vorausgewählt, und die Seite bleibt in beiden Fällen vollständig nutzbar.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen von Informationen auf deinem Endgerät ist deine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG; für die anschließende Verarbeitung der so erhobenen personenbezogenen Daten ist es deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Deine Entscheidung selbst speichern wir in deinem Browser im sogenannten Local Storage unter dem Eintrag tk_consent_v1. Gespeichert wird ausschließlich, ob du zugestimmt oder abgelehnt hast, und wann. Dieser Eintrag ist unbedingt erforderlich, damit wir dich nicht bei jedem Seitenaufruf erneut fragen müssen, und deshalb nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Er wird nicht an uns oder an Dritte übertragen und enthält keine Kennung, mit der du wiedererkannt werden könntest.

Widerruf: Du kannst deine Entscheidung jederzeit ändern – über den Punkt „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite. Widerrufst du deine Einwilligung, stellen wir die Messung sofort ein und löschen die von Google Analytics gesetzten Cookies. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Alternativ kannst du die Einträge über die Einstellungen deines Browsers löschen.

Darüber hinaus setzen wir keine Cookies ein: keine Werbe-Cookies, keine Social-Media-Plugins, kein Cross-Site-Tracking und keine Profilbildung über mehrere Websites hinweg. Rein technische Vorgänge unseres Hosters – etwa die Abwehr automatisierter Angriffe – bleiben davon unberührt (siehe Ziffer 2).

11. Reichweitenmessung mit Google Analytics 4

Nur mit deiner Einwilligung. Wir nutzen Google Analytics 4, um zu verstehen, welche Inhalte gelesen werden und an welchen Stellen unsere Website nicht funktioniert. Das Skript wird erst geladen, nachdem du im Hinweis nach Ziffer 10 ausdrücklich zugestimmt hast. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Einwilligung findet keine Messung statt; ein Nachteil entsteht dir dadurch nicht.

Anbieter. Anbieter innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet die Daten weisungsgebunden für uns; Grundlage sind die Google Ads Data Processing Terms als Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Was verarbeitet wird. Bei aktivierter Messung verarbeiten wir: die von dir aufgerufenen Seiten und die Verweildauer, die Reihenfolge der Aufrufe innerhalb einer Sitzung, die Herkunft deines Besuchs (z. B. Suchmaschine oder verweisende Website), Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und Bildschirmgröße, eine auf Land, Region und Ort begrenzte Standortangabe, deine gekürzte IP-Adresse sowie bestimmte Interaktionen: das Öffnen und Absenden unseres Angebots-Formulars, Klicks auf WhatsApp-, Telefon-, E-Mail- und Terminlinks, das Aufklappen von FAQ-Einträgen und die Scrolltiefe. Wir übermitteln dabei keine Formularinhalte – also weder Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer noch deine Nachricht. Gemessen wird nur, dass ein Schritt stattgefunden hat.

IP-Adresse. Google Analytics 4 kürzt IP-Adressen grundsätzlich und speichert sie nicht dauerhaft; für Zugriffe aus dem Europäischen Wirtschaftsraum endet die Verbindung zunächst auf Google-Servern innerhalb der EU. Eine vollständige IP-Adresse wird von uns weder gespeichert noch ausgewertet.

Cookies. Nach deiner Zustimmung setzt Google Analytics zwei Cookies auf deinem Gerät: _ga und _ga_ENQTXM7ZS5, jeweils mit einer Laufzeit von zwei Jahren. Sie enthalten eine zufällig erzeugte Kennung, mit der wiederkehrende Aufrufe einer Sitzung zugeordnet werden – ohne Bezug zu deinem Namen oder deiner E-Mail-Adresse.

Keine Werbung, keine Zusammenführung. Wir haben in unserem Google-Konto die Funktionen „Google-Signale“ und „Werbepersonalisierung“ deaktiviert und geben die Daten nicht für eigene Zwecke von Google frei. Es findet keine geräteübergreifende Zusammenführung mit Google-Konten statt, es werden keine Werbezielgruppen gebildet und es werden keine Daten an Google-Werbeprodukte weitergegeben. Zusätzlich ist die Funktion zur Reduzierung von Werbedaten aktiv, und Klick-Kennungen werden nicht in unsere Adressen übernommen.

Übermittlung in die USA. Eine Verarbeitung durch die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, kann nicht ausgeschlossen werden. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für die USA liegt insoweit ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 vor (Art. 45 Abs. 1 DSGVO). Ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil der Google Ads Data Processing Terms sind. Soweit du der Messung zustimmst, willigst du zugleich ausdrücklich in eine Übermittlung deiner Daten in die USA ein (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir weisen dich darauf hin, dass US-Behörden unter bestimmten Voraussetzungen auf dort gespeicherte Daten zugreifen können und dass dir gegenüber solchen Zugriffen möglicherweise keine mit der DSGVO vergleichbaren Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.

Speicherdauer. Wir haben die Aufbewahrungsdauer für Nutzer- und Ereignisdaten in Google Analytics auf die kürzeste verfügbare Einstellung von zwei Monaten begrenzt. Danach löscht Google die Daten automatisch. Zusammengefasste, nicht personenbezogene Auswertungen – etwa „Seite X hatte im Juni 400 Aufrufe“ – können darüber hinaus erhalten bleiben.

Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von Google unter policies.google.com/privacy.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• Server-Logfiles: werden bei unserem Hoster nach kurzer Zeit automatisch gelöscht; eine eigene Speicherung durch uns findet nicht statt.
• Anfragen ohne Vertragsschluss (E-Mail, Telefon, WhatsApp, Formular): bis zur abschließenden Bearbeitung und anschließend längstens sechs Monate für den Fall von Rückfragen.
• Chatverläufe bei Vertragsschluss: für die Dauer der Zusammenarbeit und darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Für die Speicherdauer beim KI-Anbieter gilt ergänzend Ziffer 5.
• Vertrags- und Rechnungsdaten: sechs bzw. zehn Jahre nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Messdaten aus Google Analytics: zwei Monate, siehe Ziffer 11. Deine Einwilligungsentscheidung bleibt in deinem Browser gespeichert, bis du sie änderst oder deinen Browser-Speicher löschst.

Danach löschen wir die Daten oder schränken ihre Verarbeitung ein.

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Für die Einwilligung in die Reichweitenmessung genügt ein Klick auf „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite (siehe Ziffer 10).

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der KI-Assistent im WhatsApp-Chat beantwortet Standardfragen und nimmt Anfragen auf – Angebote, Freigaben und alle Entscheidungen über ein Vertragsverhältnis trifft ausschließlich unser Team. Auch die Reichweitenmessung nach Ziffer 11 dient ausschließlich der statistischen Auswertung: Daraus werden keine Entscheidungen über einzelne Personen abgeleitet und keine personenbezogenen Profile für Werbezwecke gebildet.

16. Datensicherheit

Diese Website nutzt eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um deine Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen.

17. Transparenz beim Einsatz von KI (EU-KI-Verordnung)

Bei der Erstellung von Inhalten für diese Website setzen wir teilweise KI-Systeme als Werkzeug ein. Fotorealistische Bilder in unseren Demo-Websites, Beispielen und Blogartikeln sind mit KI erstellte Symbolbilder und als solche gekennzeichnet (Art. 50 Verordnung (EU) 2024/1689). Alle Texte werden von uns redaktionell geprüft und verantwortet.

Im WhatsApp-Chat wirst du zunächst von unserem KI-Assistenten betreut (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung: Wir weisen dich zu Beginn des Chats darauf hin). Er nimmt deine Anfrage auf und beantwortet Standardfragen; alle Angebote, Freigaben und individuellen Themen übernimmt unser Team persönlich – du kannst jederzeit einen Menschen verlangen. Wie deine Chat-Inhalte dabei verarbeitet werden, steht in Ziffer 5. Per E-Mail und am Telefon erreichst du direkt echte Menschen.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Angebote oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung; den Stand findest du oben auf dieser Seite.